Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Jobcenter Hagen, vertreten durch die Geschäftsführung, Berliner Platz 2, 58089 Hagen.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des Jobcenter Hagens:

Jobcenter Hagen
Datenschutzbeauftragter: Herr Neumann
Berliner Platz 2
58089 Hagen
E-Mail: Jobcenter-Hagen.Datenschutz@jobcenter-ge.de

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Hosting und Server-Standort

Unsere Website wird bei der Google Cloud Platform (GCP) gehostet. Der Serverstandort befindet sich in Frankfurt am Main, Deutschland. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt.

b) Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver automatisch bestimmte technische Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Diese sind:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Angeforderter Pfad/URL

IP wird zusätzlich temporär von GCP verarbeitet, um Anfragen weiterzuleiten.
Datenschutzhinweise dazu:

Weitere Browserdaten (z. B. Cookies, Sprache, Betriebssystem) werden nur zur Bereitstellung genutzt.

Diese Daten sind aus technischen Gründen erforderlich, um die Website an Ihr Endgerät auszuliefern. Die IP-Adresse wird nicht dauerhaft gespeichert und die Logdateien werden nicht permanent vorgehalten. Weitere Informationen zur Speicherung finden Sie bei Punkt 7.

Weiterhin werden zu Analyse-Zwecken und zur Optimierung der Website verarbeitet:

ungefährer Standort,
Spracheinstellung,
Klicks,
Seitenaufrufe und
Verweildauer.

c) Kontaktformular, Anträge und Einreichungen

Insofern Kontaktformulare, Anträge oder Einreichungen über die Web-App als verschlüsselte Mail an das Jobcenter Hagen übermittelt werden sollen, kommt es dadurch zur entsprechenden Verarbeitung der vom Nutzer eingegebenen zu übermittelnden, personenbezogenen Daten.

Im Betreff enthalten:

Antragsname
BG-Nummer (falls angegeben)
Dokumententyp (z. B. „Schulbescheinigung“) – nicht der Dateiname

Im Inhalt enthalten:

alle personenbezogenen Formulardaten (z. B. Name, Geburtsdatum, Telefonnummer)
alle hochgeladenen Dokumente
BG-Nummer (sichtbar für MailJet, unseren Server und den Mailserver des Jobcenters)

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung dieser Daten dient ausschließlich:

der technischen Bereitstellung der Website
der Sicherstellung des Betriebs und der Fehlersuche
der Optimierung der Website
der Gewährleistung der IT-Sicherheit
der Übermittlung von eingegebenen Nachrichten an das Jobcenter

Es erfolgt keine Auswertung zu Marketingzwecken oder Weitergabe an Dritte mit Ausnahme der in Punkt 5 genannten Drittanbietern.

5. Einsatz von Drittanbietern

a) Analyse-Tool

Es wird das Analyse-Tool vom Dienstleister PostHog eingesetzt. Dies dient der Optimierung der Website (berechtigtes Interesse).
Ein Widerspruch ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich.
Bei Zustimmung wird eine zufällige Sitzungs-ID erstellt, um Interaktionen zuzuordnen.

Von dem Analyse-Tool werden erhoben:

ungefährer Standort,
Spracheinstellung,
Klicks,
Seitenaufrufe und
Verweildauer.

Nicht erhoben werden dabei:

Formulareingaben,
hochgeladene Dokumente oder
personenbezogene Daten.

Bewertungen über Emojis bleiben auch nach Widerruf möglich.

PostHog ist DSGVO-konform aufgesetzt.
Nähere Informationen hierzu erhalten Sie unter folgenden Links:

b) verschlüsselter Mailversand an das Jobcenter Hagen

Der Upload führt im Hintergrund zum Versand einer E-Mail an das Jobcenter Hagen. Dienstleister für den Versand ist MailJet. Inhalte der E-Mails werden auf dem Gerät der Kund:innen Ende-zu-Ende verschlüsselt und können nur vom Jobcenter geöffnet werden (gilt nicht für den Betreff).

Im Betreff enthalten:

Antragsname
BG-Nummer (falls angegeben)
Dokumententyp (z. B. „Schulbescheinigung“) – nicht der Dateiname

Im Inhalt enthalten:

alle personenbezogenen Formulardaten (z. B. Name, Geburtsdatum, Telefonnummer)
alle hochgeladenen Dokumente
BG-Nummer (sichtbar für MailJet, unseren Server und den Mailserver des Jobcenters, wird aber nicht analysiert)

Empfangsbestätigung (falls E-Mail-Adresse angegeben) wird ebenfalls über MailJet verarbeitet und 30 Tage gespeichert.

Speicherung: Metadaten, Betreff, verschlüsselte Inhalte und E-Mail-Adressen werden für 30 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht.

DSGVO-Dokumente:

c) sonstige Drittanbieter

Aktuell werden keine weiteren Drittanbieter oder externen Tracking- bzw. Analyse-Tools eingesetzt.

6. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der genannten Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da sie für den Betrieb der Website technisch notwendig ist.

Insofern Kontaktformulare, Anträge oder Einreichungen über die Web-App als verschlüsselte Mail an das Jobcenter Hagen übermittelt werden, geschieht die Verarbeitung dort nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 67 ff. Zehntes Buch Sozialgesetzbuch.

7. Speicherdauer

Server-Logdateien (IP, Datum, Pfad) werden lediglich temporär für die Sicherstellung des Betriebs genutzt und maximal 30 Tage gespeichert. Eine längerfristige Speicherung findet nicht statt.

Insofern über die Web-App Nachrichten, Formulare oder Unterlagen an das Jobcenter Hagen versendet werden, werden Metadaten, Betreff, verschlüsselte Inhalte und E-Mail-Adressen sowie Empfangsbestätigungen für 30 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.

Weiterhin haben Sie das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117Bonn
Telefon: +49(0)228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
Web: www.bfdi.bund.de

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Vorgaben oder technische Entwicklungen anzupassen.
Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Website verfügbar.